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Metodología Para Gestión De Información En Entidades Educativas Por Medio De Las TIC

14 de julio de 2016

Vivimos un mundo globalizado donde el internet ha cambiado en general el estilo de vida no sólo de las antiguas y nuevas generaciones sino también en el cómo se realizan modelos de negocio, procesos de aprendizaje, comunicación y manejo de la información. Esta última es muy importante porque cada día producimos muchísima información producto de nuestro trabajo diario y también por medio de herramientas de información como el correo electrónico.
A nivel general las empresas presentan dificultades en cuanto al manejo de tanta información, muchas veces los empleados tardan grandes periodos de tiempo desarrollando presentaciones para informar al personal de la gerencia resultados por medio de diapositivas, fotos, indicadores, tablas, entre otras herramientas. Esto implica que estos empleados no puedan dedicarse a sus labores diarias lo cual se traduce en costos, en el sector de la educación podemos ver varios artículos de investigación que hacen referencia al uso de las tecnologías de la información como las plataformas Moodle (Wickramasinghe, S., 2015), Media Wiki (Rayon Jerez, A.; Guenaga, M.; Nunez, A. 2015), Google Apps (Ferreira, J.M.M. 2014), Microsoft Office 365 (Skendzic, A., 2012) entre otras, las cuales nos ayudan a gestionar contenidos educativos, ampliando el antiguo canal lineal de comunicación (Sinha Anjana, Shen, Jia, Mouakkad, Sally, Joseph Lance, Mehta Khanjan, 2012) en el cuál el docente sólo se limita a explicar temas y a responder inquietudes de la clase, permitiendo acceso a un nivel más globalizado, pero en estos artículos no se habla del aprovechamiento que puede hacerse a nivel organizacional, con el fin de integrar la información del trabajo realizado por las diferentes áreas que sirven de soporte para el proceso educativo en un solo lugar y de manera eficiente.

Gracias a los beneficios que tiene el sector de la educación se puede buscar una solución que permita integrar las áreas de la entidad a precios muy bajos, incluso gratuitos (Sviridova, T., 2011), todo esto por medio de tecnologías en la nube, estos servicios de servidores en línea siendo los más conocidos en el medio Microsoft, Amazon y Google, permiten en muchos casos el ahorro de tiempo, recursos como servidores, mantenimiento y además pueden ayudar a la entidad a mejorar el flujo de la información, ya que ésta se maneja en tiempo real. La nube permite por ejemplo compartir de forma instantánea y eficiente un documento para su revisión disminuyendo impresiones innecesarias, mostrar a estudiantes un video de cada uno de los docentes de una asignatura electiva para darles una idea general de los contenidos que se trabajarán evitando la frustración por haber hecho una mala elección, crear indicadores, tablas, presentaciones de manera automática con el trabajo diario de cierto personal ahorrando tiempos, aumentando la productividad y disminuyendo gastos.

La migración a la nube tiene ciertos riesgos, uno de los más llamativos es la seguridad (Tanimoto, S. 2011) pero si se maneja adecuadamente este riesgo se puede convertir en una fortaleza gracias a los avances tecnológicos de los últimos años. Sin duda uno de factores más importantes es la gestión del cambio y saber cuándo es beneficioso para la entidad realizar una migración a la nube (Kantarcioglu, M. 2011), crear una cultura organizacional que se adapte a la solución tecnológica que se utilice es crucial para el éxito de la metodología para la gestión de información que se plantee.

DHC. Juan José Large Molano


Referencias
Adriana Cooper (2014). En los tiempos de whatsapp, Colombia: Artículo de El Colombiano.
Norberto Figuerola (2008). El correo electrónico. Cuanto estrés laboral producir el email?. Argentina: Publicación PMQuality.
Wickramasinghe, S. (2015). ICT education for non-ICT professionals through e-learning. Sri Lanka: Fac. of Appl. Sci., Rajarata Univ. of Sri Lanka.
Rayon Jerez, A.; Guenaga, M.; Nunez, A. (2015). A web platform for the assessment of competences in Mobile Learning Contexts. EDUCON: Global Engineering Education Conference.
Sviridova, T. (2011). Google Apps as solution of communication issues in educational process. Ukraine: CAD Dept., Lviv Polytech. Nat. Univ.
Skendzic, A. (2012). Microsoft Office 365 - cloud in business environment. Croatia: Univ. of Appl. Sci.
Sinha, Anjana ; Shen, Jia ; Mouakkad, Sally ; Joseph, Lance ; Mehta, Khanjan (2012). Opportunities for Social Innovation at the Intersection of ICT Education and Rural Supply Chains. GHTC: Global Humanitarian Technology Conference.
Ferreira, J.M.M. (2014). Flipped classrooms: From concept to reality using Google Apps. Norway: Buskerud & Vestfold Univ.
Tanimoto, S. (2011). Risk Management on the Security Problem in Cloud Computing. Japan: Chiba Inst. of Technol.
Kantarcioglu, M.(2011). Impact of security risks on cloud computing adoption. USA: Dept. of Comput. Sci., Univ. of Texas at Dallas.
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